Open Air Band buchen: Der Zeitplan für Veranstalter

Wer eine Open Air Band buchen will, plant nicht nur einen Auftritt, sondern einen Ablauf mit vielen beweglichen Teilen: Bühne, Strom, Lärmschutz, Anfahrt, Wetter. DEAFACT spielt seit über zehn Jahren Stadtfeste und Open Airs in Bayern und im D-A-CH-Raum – und der teuerste Fehler passiert nicht am Veranstaltungstag, sondern neun Monate vorher.

Neun Monate vorher: Termin sichern

Samstage zwischen Mai und September sind die knappste Ressource im Eventkalender. Wer im März für den Juli anfragt, bekommt bei den meisten Bands eine Absage – nicht aus Unlust, sondern weil der Termin seit dem Herbst vergeben ist. Realistischer Vorlauf sind sechs bis neun Monate. Eine Verfügbarkeitsanfrage kostet euch fünf Minuten, das Umbauen eines fertigen Bühnenprogramms kostet Wochen. Praktischer Nebeneffekt: Wer früh anfragt, hat noch die Wahl zwischen Freitag- und Samstagabend und kann den Auftritt auf die Stunde legen, in der die meisten Leute auf dem Platz stehen.

Sechs Monate vorher: Besetzung und Budget festzurren

An dieser Stelle entscheidet sich, was später wirklich auf der Bühne steht. Bei DEAFACT sind es immer sieben Musiker. Es gibt keine kleinere Abendbesetzung, die im Angebot auftaucht, sobald das Budget eng wird. Für eure Kalkulation heißt das: ein Preis, eine Besetzung, keine Nachverhandlung drei Wochen vor dem Fest.

Drei Monate vorher: Strom, Aufbaufenster, Lärmschutz

Bis rund 200 Besucher bringen wir Ton- und Lichttechnik selbst mit, bei größeren Bühnen stimmen wir uns mit eurem Technikpartner ab. Klärt in dieser Phase drei Punkte schriftlich: den Stromanschluss samt Anzahl und Absicherung der Kreise, das Aufbaufenster auf dem Platz und die Lärmschutzauflage der Gemeinde. Eine Auflage bis 22 Uhr verschiebt den gesamten Abendablauf – wer sie erst im Juli liest, hat das Programmheft längst gedruckt.

Vier Wochen vorher: Setliste auf euer Publikum legen

Vor einer Stadtfestbühne stehen Familien mit Kindern neben Gruppen, die bis zum letzten Ton bleiben. Unser Repertoire deckt Soul, Funk, aktuelle Charts und HipHop ab, Schlager spielen wir nicht. Sagt uns, wann die Familien bei euch erfahrungsgemäß gehen und wann der Platz voll wird. Dann liegt die Setliste vorher richtig, statt um 21 Uhr auf offener Bühne umgeworfen zu werden. Zwei Beispiele aus der Praxis: Bei einem Fest mit Kinderprogramm bis 20 Uhr beginnen wir ruhiger und ziehen erst danach an. Bei einer reinen Abendbühne ab 20:30 Uhr steht der erste Funk-Block gleich am Anfang, weil die zweite Hälfte sonst zu spät kommt.

Am Tag selbst: was ihr nicht mehr klären müsst

Anreise, Aufbau, Soundcheck und die Abstimmung mit der Technik laufen über Markus, nicht über euch. Ihr bekommt nach dem Auftritt die vollständige Setliste für die GEMA-Meldung – die Anmeldepflicht liegt bei euch als Veranstalter, die Unterlagen dafür liefern wir.

Termin prüfen lassen

Über 150 Veranstaltungen, über 100 Hochzeiten, 100 Prozent Weiterempfehlung: nachprüfbar, bevor ihr unterschreibt. Schickt Markus Datum, Ort und erwartete Besucherzahl an booking@deafact.de – die Rückmeldung kommt binnen 24 Stunden.

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